Цифровая доверенность: обязательно или нет?
Электронный документооборот становится нашей реальностью. В том числе и в налоговой сфере. В 2022 году появились цифровые доверенности.
Совсем недавно доверенности оформляли в бумажном виде, давали их в бухгалтерии, в связи с чем часто возникала путаница: кому дали, кому – нет, на какой период и т.д. С введением цифровой доверенности всё будет гораздо проще.
Электронная (машиночитаемая) «доверка»: что это?
С 01 января 2022 года в 63-ФЗ вступили поправки, которые содержат следующие положения. В случае подписания электронного документа от имени фирмы не директором, а иным лицом, которое является уполномоченным, нужно предоставить электронную доверенность, которую подписать можно только руководитель.
Что это значит? Что с начала этого года работники уже используют не электронную подпись фирмы, за которую отвечает глава организации, а свою личную подпись. В задачу организации входит: оформить на работника электронную «доверку». Таким образом, физическое лицо начнет ставить свою личную подпись на документах на основании доверенности, а не подпись фирмы.
В наступившем году руководитель компании должен получить электронную подпись на личном приеме в налоговой службе или в аккредитованном удостоверяющем центре. Чтобы ее получить, достаточно подать заявку при помощи личного кабинета на сайте ФНС, но за ЭП всё равно придется идти в офис налоговой.
Кроме заявления, нужно приобрести носитель, который сертифицирован ФСТЭК России или ФСБ.
Подойдут нижеуказанные:
- Рутокен ЭЦП 2.0;
- JaCarta-2 ГОСТ;
- Рутокен Lite;
- JaCarta LT;
- имеющийся токен.
Следующим шагом будет приобретение и установка КриптоПро CSP для того, чтобы была возможность работать с электронной подписью. Последовательность действий при получении ЭП для работников примерно такая же: лично явиться в удостоверяющий центр; подать заявку и купить носитель для записи и хранения сертификата подписи.
Обязательно ли использовать цифровую «доверку»?
Применять цифровые доверенности разрешено с 01.03.2022, переходить на подпись физического лица с этой же даты. В настоящее время данный проект является пилотным, поэтому переход на него сугубо добровольным. Обязательным применение доверенности станет с января следующего года.
Налоговая служба разработала образец «доверки», необходимой для сдачи отчетности, но единой формы доверенности пока не создано.
Как сформировать цифровую «доверку»
Уже сегодня для формирования используются два метода:
- при помощи сайта налоговой в сервисе «Создание и проверка доверенности в электронной форме». Пустые поля надо заполнить сведениями о фирме (наименование, ИНН, ФИО директора, адрес, КПП, ОГРН, СНИЛС). Далее вносите данные на работника, на которого формируете доверенность, а также не забудьте указать срок её действия;
- с помощью программы, предназначенной для сдачи налоговой отчетности в личном кабинете налогоплательщика.
В обоих указанных вариантах руководитель фирмы должен заверить «доверку» подписью, которая выдана налоговой службой, а также открыть работнику доступ к этому документу в учетной программе.
Можно включать «доверку» в пакет вместе с иными электронными документами каждый раз, а можно хранить в единой инфосистеме налогового органа. Во втором случае работнику будет достаточно указать номер документа. Ограничения по количеству инспекций отсутствуют.
В случае если сотрудник перестал быть полномочным или уволился, то доверенность подлежит отзыву. Выполнить данное действие может только руководитель организации путем подачи заявления об отмене документа в системе налоговой.
Важно!
Подписи по старым правилам с указанием данных о фирме сотрудникам можно получать до конца 2022 года.
С начала марта работники могут уже начать пользоваться электронными подписями нового типа, в которых будут отражены только их данные, а информации о фирме не будет. Сделать подписи можно в удостоверяющем центре, имеющем аккредитацию.
С нового года электронная подпись для сотрудников станет обязательной, поэтому не забудьте в течение 2022 года получить сертификат на физическое лицо.